Geen legalisaties meer via de rechtbanken van eerste aanleg

De belangrijkste nieuwigheid betreft de legalisatie van de handtekening van beëdigd vertalers. In het verleden berustten de regels met betrekking tot het aanstellen van beëdigd vertalers op gebruiken die voor iedere rechtbank afzonderlijk werden bepaald. Om het bij niet-gerechtelijke opdrachten voor particulieren en overheden duidelijk te maken dat een vertaling wel degelijk was ondertekend door een beëdigd vertaler, werden vertalingen gelegaliseerd door rechtbanken van eerste aanleg zonder dat hiervoor een wettelijke basis bestond. Die legalisatie bevestigde slechts de echtheid van de handtekening van de vertaler.

Sinds enkele maanden verzekerden de meeste Franstalige rechtbanken niet langer de legalisatie van de handtekening van de beëdigd vertalers en vertalers-tolken. Vanaf 1 januari 2021 zal geen enkele Franstalige of Nederlandstalige rechtbank van eerste aanleg nog instaan voor de legalisatie van de handtekening van beëdigd vertalers en vertalers-tolken. Dit is het gevolg van nieuwe wettelijke bepalingen inzake het nationaal register van gerechtsdeskundigen en beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken (wet van 5 mei 2019², in werking getreden op 29 juni 2019). De dienst Nationaal register van de FOD Justitie heeft hieraan dringend moeten tegemoetkomen door zelf – tijdelijk – de legalisaties op zich te nemen, wat de goede uitvoering van haar kernopdrachten belemmert.

Door de wet houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van COVID-19 van 20 december 2020 is nu een bepaling ingevoerd in artikel 555/11, § 4, derde lid, van het Gerechtelijk Wetboek die een wettelijke basis voorziet die verduidelijkt wie beëdigde vertalingen mag legaliseren. De beëdigd vertaler of vertaler-tolk vermeldt zijn identificatienummer, gevolgd door zijn handtekening, naam, titel en zijn officiële stempel op grond van artikel 555/11, §4, lid 3, van het Gerechtelijk Wetboek. Daardoor zal de gemaakte vertaling gelden als een gelegaliseerde vertaling voor gebruik binnen België.

Koninklijk besluit en officiële stempels voor vertalers op komst

De Koning wordt door de wetsbepaling uitdrukkelijk gemachtigd om de modaliteiten te bepalen waaronder deze legalisatie gebeurt. Het is dus nog wachten op de publicatie van het uitvoeringsbesluit ter vereenvoudiging van de legalisatieprocedure. De bedoeling van het in de eerste maanden van 2021 te publiceren koninklijk besluit is de beëdigd vertalers en vertalers-tolken binnen afzienbare tijd in staat te stellen hun vertalingen die bestemd zijn voor gebruik in België, zelf te legaliseren.

In afwachting van dat nieuwe legalisatiesysteem moet iedere beëdigde vertaling nu wel tijdelijk worden gelegaliseerd door de dienst Nationaal register van de FOD Justitie in Brussel³. Binnen de vertaalsector bestaat de vrees dat deze tijdelijke legalisatieprocedure veel tijd in beslag zal nemen. Er werd vanuit de FOD Justitie en de beleidscel van de vice-eersteminister en minister van Justitie wel beloofd dat de dienst Nationaal register tijdelijk versterkt zou worden tot het nieuwe systeem operationeel is.

Het koninklijk besluit van 8 mei 2020 tot vaststelling van het model van de legitimatiekaart uitgereikt aan personen opgenomen in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers tolken en van de officiële stempel voor de beëdigd vertalers en vertalers-tolken, opgenomen in het nationaal register⁴, stelt alvast het model vast van de officiële stempel voor de beëdigd vertalers en vertalers-tolken, opgenomen in het nationaal register.

Vertalers en vertalers-tolken die thans voorlopig zijn opgenomen in het nationaal register zullen, zodra beschikbaar, tussen januari en februari 2021 hun voorlopige stempel persoonlijk kunnen afhalen. Daar zal nog officiële communicatie van de FOD Justitie over volgen. Om misbruiken te voorkomen zullen zowel de officiële stempels bij definitieve opname als de voorlopige een einddatum hebben.

Legalisatieprocedure voor beëdigde vertalingen bestemd voor het buitenland

In het nieuwe legalisatiesysteem wordt een onderscheid gemaakt tussen het gebruik van beëdigde vertalingen binnen België en in het buitenland. Voor gebruik in het buitenland wordt een vertaling voorzien van een officiële stempel van een vertaler nog gelegaliseerd door de FOD Justitie op basis van de stempel en de opname van de beëdigd vertaler of vertaler-tolk in het Nationaal register en vervolgens door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking op basis van de handtekening die erop werd geplaatst door de FOD Justitie.

Op 16 februari 2019 trad overigens de Europese verordening inzake openbare documenten (Verordening (EU) 2016/1191)⁵ in werking, geldig in alle EU-landen. Deze verordening heeft tot doel de administratieve rompslomp en de kosten voor burgers te verminderen wanneer deze in een EU-land een openbaar document moeten overleggen dat is afgegeven door een ander EU-land. Krachtens de verordening moeten openbare documenten en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan die door de autoriteiten van een EU-land zijn afgegeven, door de autoriteiten van een ander EU-land als authentiek worden aanvaard, zonder dat er een legalisatie (d.w.z. een apostille) of soortgelijke formaliteit nodig is.

Indien de autoriteiten van het ontvangende EU-land een gewaarmerkte vertaling van het door de burger overgelegde openbaar document verlangen, bepaalt artikel 6, lid 2, van de Verordening dat een gewaarmerkte vertaling door een persoon die daarvoor naar het recht van een lidstaat gekwalificeerd is, in alle lidstaten wordt aanvaard.

Uiteindelijk ook eLegalisatie van beëdigde vertalingen?

Uit de adviesaanvraag die de vorige minister van Justitie eind 2019 indiende bij de Vaste Commissie voor Taaltoezicht⁶ blijkt dat de legalisatieprocedure voor documenten die vertaald worden door beëdigd vertalers en vertalers-tolken opgenomen in het definitief register, sneller en gemakkelijker zou moeten verlopen door de officiële stempels. De vertaler (of zijn klant) zou dan niet meer voor ieder vertaald document naar een rechtbank van eerste aanleg, vervolgens naar dienst Legalisatie van de FOD Justitie en tot slot naar de FOD Buitenlandse Zaken hoeven te gaan. Volgens die adviesaanvraag zou hij rechtstreeks naar de FOD Buitenlandse Zaken kunnen gaan. Het beheer van het specimen van handtekening en de officiële stempel zou door de dienst Nationaal register rechtstreeks in de applicatie eLegalisation van de FOD Buitenlandse Zaken gebeuren. De vertaalsector is alvast vragende partij voor een verdere administratieve vereenvoudiging van de legalisatie van vertalingen bestemd voor het buitenland.

Overgangsregeling nationaal register met één jaar verlengd

Een tweede wetswijziging van belang voor beëdigd vertalers-tolken en gerechtsdeskundigen is de verlenging met één jaar van de termijn van de in art. 28 en 29 van de wet van 10 april 2014 tot wijziging van verschillende bepalingen met het oog op de oprichting van een nationaal register voor gerechtsdeskundigen en tot oprichting van een nationaal register voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken⁷ voorziene voorlopige opname of accreditatie voor gerechtsdeskundigen en de beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken, waarvoor de overgangsperiode nog liep tot 30 november 2021.

Eén van de voorwaarden om definitief (voor een periode van 6 jaar, verlengbaar) te worden opgenomen in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en de beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken is het volgen van een juridische opleiding waarvan de inhoud is vastgelegd in het koninklijk besluit van 30 maart 2018⁸ en met succes een test afleggen. Volgens de FOD Justitie zijn er momenteel meer kandidaten voor deze opleiding dan wat de capaciteit is die kan worden geboden door de onderwijssector. Om de mogelijkheid te bieden aan deze kandidaten om deze opleiding te volgen en hen nog binnen de regeling van de overgangsperiode van de voorlopige opname te laten vallen, werd het voor de wetgever aangewezen geacht deze termijn in de artikelen 28 en 29 van voornoemde wet van 10 april 2014 met één jaar te verlengen tot 30 november 2022.

[1] http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/wet/2020/12/20/2020016459/staatsblad

[2] http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/wet/2019/05/05/2019041200/justel

[3] https://justitie.belgium.be/nl/online_diensten/nationaal_register_en_gerechtskosten/nieuwe_wettelijke_maatregelen_2020/vertalerstolken/legalisaties

[4] http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/besluit/2020/05/08/2020020915/staatsblad

[5] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R1191&from=NL

[6] https://vct-cpcl.be/nl/publication/jaarverslag-2019

[7] http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/wet/2014/04/10/2014009214/justel

[8] http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/besluit/2018/03/30/2018030809/justel